“萨班斯归档与公正邮”功能详解

    由于大部分开通萨班斯归档的企业也会同时开通公正邮,故本文将一并介绍这两个功能的使用说明。对于只开通归档功能的企业用户,可以忽略下文中关于公正邮功能的介绍。

(一)进入萨班斯归档和公正邮功能

功能入口位于管理后台,登录管理后台,从“首页—应用中心—萨班斯归档”路径即可进入归档和公正邮功能。需要对访问者身份进行验证,短信验证码将发送到复核人手机,验证通过后即可进入。进入时的身份验证界面,如下图所示。image

(二)查看归档空间信息

点击归档功能下的“归档空间信息”菜单,可以查看归档空间的使用情况。如下图所示,包含信息如下: image
区域①展示归档功能相关信息:
    a.可开通的邮箱数量,即企业购买的可开通归档功能的邮箱总数;
    b.已开通的邮箱数量,即已经开通归档功能的邮箱总数;
    c.归档邮件数量,即已经归档的邮件总数;
区域②展示公正邮功能相关信息,如未开通公正邮功能,则不会显示此区域:
    a.已开通的邮箱数量:即企业购买的可开启公正邮功能的邮箱总数;
    b.已申请的邮件数量,即企业已申请公证取证的邮件总数;
    c.组织实名认证信息,首次登录需要进行企业信息登记,登记信息认证通过后,则如上图所示。企业只有认证通过后,才可申请公证取证;
区域③展示归档功能和公正邮功能的有效期:    a.功能有效期,若只开通归档功能,则只表示归档功能的有效期。若同时开通归档功能和公正邮功能,则表示归档功能和公正邮功能都可以正常使用的有效期;
    b.功能开通状态,有“体验试用”、“试用过期”、“正式开通”、“已过期”四个状态。在“体验试用”和“试用过期”状态时,可以申请正式开通服务。在“正式开通”和“已过期”状态时,可以申请服务续期;

(三)管理归档邮箱

点击归档功能下的“管理归档邮箱”菜单,可以查看、增加、删除归档邮箱。操作界面,如下图所示。image
1、添加归档邮箱
点击“添加归档邮箱”按钮,选择需要添加的具体邮箱,点击“确定”,即可添加成功。操作界面,如下图所示。image 可以选择只归档部分重要的邮箱,在添加之日起,邮箱收到的邮件才会被归档。
2、删除归档邮箱
勾选需要删除的归档邮箱,点击“删除归档邮箱”按钮,并二次确认删除,即可删除成功。您也可以直接点击邮箱列表后面的“删除”按钮,快速删除某个归档邮箱。删除邮箱后,被删除邮箱此后所收到的邮件均不再被归档。但删除前已经归档的邮件不受影响。
3、查看归档邮箱
每条归档邮箱记录展示:姓名、邮箱地址、加入归档时间、是否开启公正邮。可以通过界面右上角的“搜索关键词”快速查找归档邮箱。点击每条归档邮箱记录后面的“查询”按钮,可以查询该邮箱收发的归档邮件,“查询归档邮件”的说明见后文。

(四)查询归档邮件

1、查询归档邮件
首先,点击归档功能下的“查询归档邮件”菜单,即可进入“查询归档邮件”功能;查询归档邮件操作界面,如下图所示:image
然后,录入查询条件,快速查询归档邮件。查询条件包括:域名、邮箱、关键字、邮件来源、查询范围、开始时间、结束时间、公正状态。关于查询条件,需说明:
    a.邮件来源,是根据邮件的产生方式分类的,目前有:收发邮件、搬家邮件、imap同步邮件、草稿邮件、定时邮件这五类邮件来源;
    b.查询范围,是指关键词的查询范围,例如,查询范围为“主题+发件人+邮件”,则当邮件主题、发件人和邮件附件中包含关键词,则该邮件就会被查询出来。目前支持“不限”、“主题+发件人+附件”、“主题”、“发件人”、“主提+发件人”五类查询范围;
    c.保全、已保全、已申请。“未保全”指归档邮件未存证,不会保存至电子邮件保全系统,不能申办公证。“已保全”指归档邮件已存证,已保存至电子邮件保全系统,可以申办公证。“已申请”指存证邮件已申办公证;
最后,查看归档邮件正文。点击“归档邮件列表”后面的查看,即可查看邮件正文内容。

2、导出归档邮件
您可以勾选需要导出的归档邮件,点击“导出所选邮件”按钮,即可导出eml格式的文件。
3、申办公正
您可以勾选需要公正的的归档邮件(所选邮件需要是“已保全”状态),点击“申办公正”按钮,然后跳转至电子邮件存证系统,选择公证处即可完成公证申办。

(五)归档系统日志

“归档系统日志”记录归档系统的一系列操作,包括登录、设置归档模式、查询/导出归档邮件等操作,日志不允许被更改或删除。操作界面,如下图所示。image

(六)特别说明

1、使用状态下说明
    a. 归档邮箱即使从组织架构中被彻底删除,已归档的邮件和已保全的邮件不受影响;
    b. 若邮箱已设置自动转发功能,则自动转发且不在本邮箱保留备份的邮件将不会被归档,也不会被保全。
2、归档和公正邮到期及续费说明
对于归档和公正邮功能都开通的企业,由于公正邮功能是附赠功能,故两个功能将会同时到期,则下文会一并介绍到期说明。对于只开通归档功能的企业,则只需关注归档到期后的说明部分。说明如下:
    a.若邮箱使用已到期,则归档和公正邮服务也会一同截止;
    b. 归档和公正邮服务到期后,服务将会自动关闭,但已归档邮件和已保全邮件仍会在系统里保留60天;
    c.若企业在归档和公正邮到期后申请临时开通功能,则可以查阅和导出归档邮件。申请临时开通需在归档到期后30 天内签署《关于查询和导出已归档邮件的申请书》;
    d.若企业在归档和公正邮到期后的60 天内续费,网易企业邮箱不会删除已归档和已保全的邮件及归档邮箱,续费成功后,可以延续到期前的状态继续使用;
    e.若企业在归档和公正邮到期60 天后续费,到期前的已归档和已保存邮件及归档邮箱已被删除,则续费成功后,归档恢复到新开通的状态,需重新创建归档邮箱和开启公正邮邮箱。

邮件需要先完成萨班斯归档,才能对其做公正邮的存证保全操作。因此,您需要在开通萨班斯归档服务的基础上,才能使用公正邮服务。
    进入企业购买并开通归档功能后,即可免费开通公正邮功能(不再收取公正邮服务费用)。另外,企业还需提供以下材料:
    1. 企业已签署的《公正邮服务购买协议》;
    2.《关于指定、变更公正邮服务验证码接收手机号码的申请书》

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